Navn og titler i videoserien: rydd opp før vinteren setter inn

Midt på høsten starter de fleste opplæringsserier opp igjen. Nye webinarrekker planlegges, interne kurs får nye moduler, og gamle opptak hentes frem for å brukes på nytt. Da oppdager mange at videoene har fått navn på ulike måter gjennom året, uten at noen la merke til det før nå.

Jeg har gått gjennom mange videoserier som hovedinstruktør hos factronix, og mønsteret er det samme: de første fem filene følger en tydelig navngiving, så glir den litt for hver uke. Noen får dato først, andre modulnummer, noen begge deler, og enkelte har fått ordet «ny» eller «endelig» hengende bak seg.

Å rydde nå er billigere enn å rydde i januar. Serien er ennå ikke publisert, ingen har lenket til filene, og ingen deltakere har lastet ned materiale med gamle navn. Det du bestemmer i disse ukene, blir stående resten av sesongen.

Før du endrer noe, lag en enkel oversikt i et regneark. Én rad per video, og kolonner for filnavn, tittel som vises for seer, modulnummer, varighet og eventuelle metadatafelt i videospilleren. Det virker kjedelig, men oversikten viser avvikene tydeligere enn noen gjennomgang av mapper.

Sorter deretter listen etter filnavn og se på tittelkolonnen ved siden av. Der navnene ikke følger samme rekkefølge som titlene, ligger det som regel en feil: en video som er flyttet, byttet ut eller omdøpt uten at tittelen fulgte med.

I kursene våre bruker vi en slik liste som første øvelse, og deltakerne finner ofte avvik de ikke visste om. Poenget er ikke å lage en pen tabell, men å få én kilde til sannhet som alle i prosjektet kan sjekke mot, også de som ikke har laget videoene selv.

• Én rad per video, ingen unntak
• Filnavn og synlig tittel i hver sin kolonne
• Modulnummer som eget felt
• Notater om avvik i en egen kolonne

En navnemodell trenger ikke være avansert. Bestem rekkefølgen på delene, for eksempel kursnavn, modulnummer, løpenummer og kort emne, og bestem skilletegnet. Skriv modellen på ett A4 i prosjektmappen, med to eksempler som viser riktig bruk.

Unngå mellomrom og spesialtegn i filnavn der det er mulig, siden noen systemer håndterer dem ulikt. Norske tegn som æ, ø og å fungerer ofte fint, men test dem på plattformen du faktisk skal bruke før du låser modellen for hele serien.

Bruk sifre med innledende null, altså 01 til 12 i stedet for 1 til 12, slik at filene sorterer riktig. Og ta bort versjonsord fra navnet. Versjonsstyring hører hjemme i en egen mappe eller et eget felt, ikke i filnavnet som deltakerne møter.

• Fast rekkefølge på delene i navnet
• Innledende null i løpenumre
• Ingen «ny», «endelig» eller «kopi» i navnet

Titler og filnavn får mest oppmerksomhet, men metadata gjør ofte mest skade når det er feil. Beskrivelsesfelt, forfatter, språkkode og kapittelmarkører følger videoen videre til spilleren, til søk og til nedlastinger. Finner du en gammel kursholder i forfatterfeltet, ser seerne det.

Åpne egenskapene til et utvalg filer og sammenlign dem. Se særlig på videoer som er laget av ulike personer eller eksportert fra ulike prosjekter, for der er avvikene vanligst. Mal-prosjekter i redigeringsprogrammet bærer ofte med seg feltverdier fra forrige kurs.

Sjekk også at tittelen i videospilleren faktisk samsvarer med tittelen i selve filen. Når de to er forskjellige, vet ingen hvilken som gjelder, og neste gang noen bytter plattform, dukker den gamle tittelen opp igjen uten forvarsel.

• Forfatter og eier-felt
• Språkkode som stemmer med lyden
• Beskrivelse uten rester fra forrige kurs

Når listen og modellen er på plass, gå gjennom serien i samme rekkefølge som en deltaker. Åpne første modul, les tittelen høyt, og se om den passer med det som står i kursplanen. Gå så videre, modul for modul, og noter hver gang noe skurrer.

Dette er en liten del av arbeidet, men det avdekker feil som lister ikke finner: to moduler med nesten lik tittel, en video som heter noe helt annet i oversikten enn i spilleren, eller et nummer som hopper over ett ledd. Seerne oppdager slikt raskt, og det svekker tilliten til resten av innholdet.

Be gjerne en kollega som ikke har laget serien om å gjøre samme runde. Nye øyne ser det du har blitt blind for, og tjue minutter er som regel nok til en hel serie. Noter funnene, rett opp, og kjør runden på nytt for de filene som ble endret.

Konsistens er ikke et kosmetisk spørsmål. Den avgjør om deltakere finner riktig video, om kursleder kan henvise til modul fire uten forvirring, og om en senere oppdatering kan gjøres uten å lete i mapper.

Bruk høstukene på tre ting: en komplett liste, en skriftlig navnemodell og en gjennomgang av metadata. Da går serien inn i vinteren med et fundament som tåler både nye moduler og nye medarbeidere. Dette er praktisk kontrollarbeid, ikke en garanti mot alle feil, men det fjerner de vanligste.