Da titlene i kursserien sluttet å stemme med filnavnene

Kari ansvarer for opplæringsvideoer i en mellomstor virksomhet, og tidlig i høst tok hun kontakt etter å ha gått gjennom kurset vårt. Serien hennes besto av tolv korte videoer om internt verktøy, spilt inn av ulike kolleger over to år. Ved første blikk virket alt i orden: videoene spilte fint, lyden var grei og undertekstene stod der de skulle.

Problemene dukket opp først da hun skulle legge serien inn på en ny læringsside. Rekkefølgen ble feil, to videoer fikk samme visningstittel, og en av dem het noe helt annet i filnavnet enn i selve introen. Hun hadde ikke merket det før, fordi hver video hadde blitt sjekket for seg og aldri sett som en serie.

Jeg satte opp et enkelt regneark med fire kolonner: filnavn, tittel i selve videoen, tittel i metadata og plassering i serien. Allerede etter fem rader var mønsteret tydelig. Noen filnavn brukte bindestrek, andre understrek, og to hadde mellomrom og norske tegn som skapte trøbbel i opplastingen.

Titlene i videoene fulgte heller ikke samme logikk. Tre begynte med modulnummer, resten gjorde det ikke. Metadataene var kopiert fra en eldre mal, så beskrivelsen av video sju handlet egentlig om video tre. Ingen av feilene var alvorlige alene, men sammen gjorde de serien vanskelig å stole på for den som skulle bruke den.

• Filnavn med ulik skrivemåte på tvers av serien
• Titler i videoen som ikke samsvarte med titler i metadata
• Kopierte beskrivelser som pekte på feil video

Før vi rettet noe, ble vi enige om noen få regler som gjaldt hele serien. Hver video skulle ha modulnummer med to sifre først i filnavnet, deretter et kort navn med små bokstaver og bindestrek, uten spesialtegn. Samme formulering skulle brukes i tittelen som vises for seeren, bare skrevet med vanlig stor forbokstav og mellomrom.

Metadata skulle hentes fra tittelen, ikke skrives på nytt. Det gjør at en endring bare må gjøres ett sted. Kari var skeptisk til at dette var nok, men reglene fylte under en halv side. Poenget er at de er korte nok til at alle som legger inn en ny video faktisk leser dem og følger dem.

Vi gikk gjennom videoene i serierekkefølge, ikke i den rekkefølgen de var spilt inn. Det gjorde at Kari så hvordan en seer ville oppleve serien: fra første modul til siste. For hver video krysset hun av i regnearket når filnavn, tittel og metadata stemte med reglene.

To av videoene måtte få nye introtitler, og det ble gjort ved en enkel omeksport. Resten var rene navneendringer og rettelser i beskrivelser. Hele jobben tok henne en ettermiddag. Det mest tidkrevende var ikke å rette, men å bestemme hvilken versjon av hver tittel som egentlig var den riktige, og det avgjorde hun sammen med faglig ansvarlig.

• Gå gjennom videoene i seriens rekkefølge
• Kryss av i regnearket når alle tre stedene stemmer
• Eksporter på nytt bare når tittelen i selve videoen må endres

Da serien kom inn på læringssiden, stod videoene i riktig rekkefølge uten manuell flytting. Søk på modulnavn ga treff på riktig video, og beskrivelsene passet med innholdet. Kari fortalte at kollegene sluttet å stille spørsmål om hvilken versjon som var den gjeldende, noe som tidligere hadde tatt mer tid enn selve rettingen.

Hun beholdt regnearket som en fast del av prosessen og la det ved hver ny video før publisering. En kollega som tok over én modul litt senere, fulgte reglene uten noen opplæring utover å lese dem. Det er den typen resultat jeg ser etter: en rutine som tåler at andre tar over.

Konsistens handler sjelden om at noe er galt i én video. Den handler om at serien skal oppføre seg som én ting. Derfor hjelper det å se alle titler, filnavn og metadata samlet før man begynner å rette, ikke video for video.

Jeg vil også si at en slik gjennomgang ikke gir noen garanti for at alt er feilfritt. Den fanger det som kan måles mot reglene dere har satt, og gjør det lettere å se avvik neste gang. Det er likevel en stor forskjell fra å oppdage dem etter at serien er publisert.